不過也可能是因為IT相關領域(特別是Developer)所需要涉獵的知識一直在變和增加，這些部分已經讓人耗費心力，使得IT人員在一些基礎的管理技能上，顯得有些缺乏。說真的，我認識的IT人員很少不是聰明人(意思就是大多數都是聰明人...我真怕現在很多人看不懂這樣的中文寫法...)，我覺得大家都很Smart，但是往往由於缺少了一些基本的管理知識，在專案中常常變成無頭蒼蠅，忙碌，卻不一定能夠產生預期的效益。
關於這部分，我最近和一個同事提起，對於IT人員，不管是系統開發人員，或是MIS、你要妥善規劃你的時間，有一個很關鍵的技巧，就是把重要的事情放在前面，重要的事情先做，一直是時間管理當中很重要的一個部分。
不知道你有沒有讀過一本很不錯的管理書，作者把事情分為四種，急迫但不重要的(P2)、重要但不急迫的(P3)、不急迫也不重要的(P4)，即重要又急迫的(P1)。
我記得我以前曾經提過這個觀念，這個觀念對我有非常大的幫助，我一直想找時間與大家分享，回頭想想這四種事情，你會先做哪一種? 你在哪一類的事情上你花了比較多的時間???
一般人P1一定會先做，這個毫無爭議，典型這類的工作是：家裡失火、急病住院…不過這些事情都不常發生，更具體一點的工作像是明天要交付驗收的專案、下午會議要用的報表…等，都屬於P1的範疇。
P1類型的工作往往不會佔用你絕大部分的時間，但是如果你發現自己手上每天的工作全都是P1，這表示你每天都在救火(我就看過這樣的MIS部門和專案公司，我可以肯定的告訴你，你絕對在這家公司待不久，搞不好這家公司或這個部門自己也撐不了多久，碰到這種公司，我會建議你趕快準備104…)，如果手上的工作大部分都是P1，不用懷疑，你(或你們)的時間管理絕對有問題。
P1類型的工作，我認為在正常的公司當中一週不應該超過一、兩件，每件應該也都要能夠在三小時內解決。(否則他就不是P1，而是P3轉換成的P1，我待會解釋)
先談P4，你可能以為一般人應該不會把時間花在P4這類不重要又不急迫的事情上，但是你錯了，其實往往在工作上不是這樣，P4類型的時間花費多半都有一個特質，就是有趣、但沒意義。
你一定會發現身邊很多人在工作時一直邊打MSN、跟同事作無建設性的閒聊，陪客戶聊天(好像很重要，但是其實並不是只陪客戶聊天就可以爭取到訂單)、或是作些可有可無沒有建設性的外交，打一些沒意義的電話(純粹是因為不想要把VS2005打開進行專案的Debug，所以先找一些其他事情做做，你問他說為什麼不快點Debug，他會跟你說要…醞釀Debug的心情和氣氛)，和同事分享小道消息…這是P4的典型的例子。
我要說，如果你花了大量的時間在P4類的事情上，則肯定會慢慢邁向失敗。和客戶溝通有兩種，有建設性的我不會放在P4， 但是無效的溝通和閒聊就變成P4了。
這邊有一個迷思，休閒活動(例如打電動)算不算P4? 如果打完電動之後，讓你得到壓力的紓解、心情變得更輕鬆、腦袋開始更靈活，那就不是P4，因為它有意義，但是如果你熬夜打電動，或是打的廢寢忘食，結果導致該交付的工作無法交付，那就是P4了。
我建議大伙想想，你一天的時間當中，有多少時間花費在P4項目上。如果說過多的P1是讓你感到心力交瘁、逐漸疲乏的關鍵，那P4類型的時間花費絕對是讓人生邁向失敗的指標。
接著，我們來看一個重點，P3，重要，但不急迫的事情。
很多時候，所謂重要的事情，往往不會花你太多的時間(例如你的weekly report，還有應該要在準時交出來的管理計劃，甚至個人的生涯規劃、UAT時間的安排、test script的撰寫…)，很多重要的工作一開始絕對都不急迫，這也是我說P1工作其實不應該多的原因，但是請注意，如果你不把重要的事情P3放在前面先做，這些事情自動就會慢慢的變成P1，然後你會發現自己每天的工作都在救火，都在趕進度，都被大家追債，常常會有人質疑你的工作能力和效率，這些都是P3沒有先做的後果。不要懷疑，在資訊界中，我看過其實很多人是這樣的(包括我自己偶而也都會這樣)。
請謹記，重要的信件先回，重要的工作先做，多留一點時間給重要的工作。重要的工作特別是包含了一些計劃、規畫、預防性的工作，很多主管也往往都略過這些工作，而等事情發生了(變成P1，例如專案Delay、客戶抱怨、老闆抓狂…)才跳進去動手處哩，你有沒有發現，這些工作一開始往往都不急迫，但是是很重要(這就是典型的P3)，如果你不先做，它們自己就會慢慢自動升級成P1，會有人(上級單位、或是客戶、或是你自己)逼著你立刻要完成，但是往往到了P1的時候，會發現已經火燒眉頭，而且沒有時間提供一個好品質的成果，你會覺得能趕出來已經很不容易了，但是到這時也已經同時給了別人不好的感覺，由於時間有限，所以只好趕出來，但是你也知道，趕出來的品質大概只有60分上下，交付了，卻讓人不滿意，接著大家會開始對你(或你的公司)的工作品質打問號。
然而，其實這些工作一開始都是P3，也就是它們本來都不急，你也有時間可以慢慢作，卻因為放太久，使得它變成P1…導致這種結果。
順帶談一個觀念，個人的健康檢查和保險，是典型的P3，如果你放著不做，有一天發現生病了，非得去住院就變成P1，關於這點，我最近感觸很多，提醒大家注意自己的身體。
所以請記得，重要的事情先做
我們會放著P3不做，往往是因為我們不喜歡這些工作(很像學生的暑假作業，總是到最後一天才寫)，還有一個可能的原因是我們不知道該怎麼作，當對工作有疑惑不知道該怎麼作的時候，請主動尋求解答(尋求解答這件事其實也是P3-雖然不急但是卻很重要)，很多人都怕跟老闆溝通，可能是怕讓老闆知道自己原來不會這些，或是不能理解老闆的心意，或是怕節外生枝，所以都放在心裡不講，不與老闆溝通的結果是只能揣摩上意，導致工作失準或是只能擱著，放到不能再放的時候才和老闆溝通，往往這時候已經太晚了…
Anyway, 如果你真的開始注意自己每一天的工作習慣，然後把這個觀念用在每一件工作上，分析你的每一個工作到底是P1-P4中的哪一種，並且去改變他，突破這個循環，你一定會發現這個觀念可以有效的提高你的工作效率和成果…
希望對你有幫助。
