重要的事情先做
從事IT行業多年,我一直有一個深刻的感覺,資訊科技日新月異,要能夠掌握足夠的資訊技術,並且讓自己能夠在業界不至於被淹沒甚至能夠在眾多的強者中異軍突起,所需要花費的精神和時間有時候已經讓人喘不過氣。不管是哪一個領域,MIS、SI、Vender site、User Site、Consultant、Trainer我大多都有扮演過這些角色、或多或少也都能夠體會不同角色中的辛苦。 不過也可能是因為IT相關領域(特別是Developer)所需要涉獵的知識一直在變和增加,這些部分已經讓人耗費心力,使得IT人員在一些基礎的管理技能上,顯得有些缺乏。說真的,我認識的IT人員很少不是聰明人(意思就是大多數都是聰明人...我真怕現在很多人看不懂這樣的中文寫法...),我覺得大家都很Smart,但是往往由於缺少了一些基本的管理知識,在專案中常常變成無頭蒼蠅,忙碌,卻不一定能夠產生預期的效益。 關於這部分,我最近和一個同事提起,對於IT人員,不管是系統開發人員,或是MIS、你要妥善規劃你的時間,有一個很關鍵的技巧,就是把重要的事情放在前面, 重要的事情先做,一直是時間管理當中很重要的一個部分。 不知道你有沒有讀過一本很不錯的管理書,作者把事情分為四種,急迫但不重要的(P2)、重要但不急迫的(P3)、不急迫也不重要的(P4),即重要又急迫的(P1)。 我記得我以前曾經提過這個觀念,這個觀念對我有非常大的幫助,我一直想找時間與大家分享,回頭想想這四種事情,你會先做哪一種? 你在哪一類的事情上你花了比較多的時間??? 一般人P1一定會先做,這個毫無爭議,典型這類的工作是:家裡失火、急病住院…不過這些事情都不常發生,更具體一點的 工作 像是明天要交付驗收的專案、下午會議要用的報表…等,都屬於P1的範疇。 P1類型的工作往往不會佔用你絕大部分的時間,但是如果你發現自己手上每天的工作全都是P1,這表示你每天都在救火(我就看過這樣的MIS部門和專案公司,我可以肯定的告訴你,你絕對在這家公司待不久,搞不好這家公司或這個部門自己也撐不了多久,碰到這種公司,我會建議你趕快準備104…),如果手上的工作大部分都是P1,不用懷疑,你(或你們)的時間管理絕對有問題。 P1類型的工作,我認為在正常的公司當中一週不應該超過一、兩件,每件應該也都要能夠在三小時內解決。(否則他就不是P1,而是P3轉換成的P1,我待會解釋)